– ابنیه و ساختمان – مدیریت پروژه های عمرانی (Project Management)

 رزروفینگ :مدیریت پروژه عبارت است از به کارگیری دانش، مهارت، ابزارها و تکنیک هایی برای فعالیت های پروژه به منظور تحقق اهداف پروژه. این موضوع نیازمند مدیریت اثر بخش فرآیندهای مدیریت پروژه است.

 

برای اینکه پروژه موفق باشد، می بایست تیم پروژه:

• فرآیندهای مناسبی که برای تحقق اهداف پروژه مورد نیاز است انتخاب نماید.
• به منظور تحقق الزامات، از رویکردی مشخص که قابل سازگاری باشد استفاده نماید.
• مشارکت و ارتباطات مناسبی برقرار ساخته و آن را حفظ نماید.
• به منظور برآوردن انتظارات و نیازهای ذی نفعان از الزامات پیروی نماید.
• بین محدودیت های زمان بندی، بودجه، کیفیت و منابع، توازن ایجاد کند.

مدیریت پروژه چیست ؟

امروزه جامعه مدیریت پروژه کشور به ضرورت اتخاذ رویکرد علمی در اجرا و بهره برداری از پروژه ها تا حدود زیادی واقف شده است و خوشبختانه شاهد آن هستیم که پروژه های قابل دفاع در عرصه های جهانی در حال اجرا می باشد. با این وجود هنوز هم در بسیاری از حوزه ها نیازمند بهبودهای قابل توجه برای رسیدن به استانداردهای جهانی هستیم. میل و اشتیاق آموختن و آشنایی با دانش روز مدیریت پروژه در بین گروه های مختلف فعال در پروژه های کشور مایه امیدواری برای کسب جایگاه های شایسته تر در آینده است.

تعدد و تنوع کتاب ها، مجلات و مقاله های مختلف دانشگاهی نشان می دهد که افراد زیادی در زمینه دانش مدیریت پروژه در حال فعالیت هستند.

عملکرد هر پروژه به طور مستقیم وابسته به عملکرد سازمان مجری آن است.سطح بلوغ سازمان نیز خود در گرو عوامل درونی و محیطی متعددی است که نقصان هر یک از این عوامل می تواند عملکرد پروژه را دچار اختلال کرده و تحقق اهداف آن را با مشکل روبرو نماید.

مقبولیت روزافزون مدیریت پروژه و ساخت به عنوان یک حرفه بیانگر آن است که کاربرد دانش، فرآیندها، مهارت ها، ابزارها و تکنیک های مناسب می تواند تاثیر قابل توجهی بر موفقیت پروژ و ساخت داشته باشد.

مطلب حاضر مجموعه ای از دانش مدیریت پروژه و ساخت را تعیین میکند که به عنوان شیوه ای مناسب، که در بیشتر پروژه هاو در اغلب اوقاتمورد استفاده قرار گرفته است و در مورد سودمندی آنها اتفاق نظر گشترده ای وجود دارد.

فرآیند های مدیریت پروژه از اثر بخش بودن تصمیمات و اهداف در تمام چرخه حیات پروژه اطمینان حاصل می نماید.

این فرآیندها به صورت جهانی و در صنایع مختلف به کار گرفته می شوند، کاربرد فرآیندهای مدیریت پروژه شانس موفقیت را در مجموعه وسیعی از پروژه ها به دنبال داشته است.

مدیران پروژه های عمرانی و ساختمانی به همراه تیم پروژه می بایست به دقت به هر فرآیند، ورودی و خروجی های آن بپردازند و تعیین کنند که هر فرآیند برای پروژه ای که در آن کار می کنند قابل پذیرش باشد.

مدیریت پروژه های عمرانی تعهدی یکپارچه است که همه فرآیند های پروژه را ملزم می سازد تا به منظور هماهنگی و تسهیل رسیدن به اهداف، به خوبی با سایر فرآیندها هم راستا و مرتبط باشند.

اقدامات و تصمیمات اتخاذ شده در حین فعالیت یک فرآیند معمولا بر خود آن فرآیند و همچنین فرآیند های مرتبط اثر می گذارد.

به عنوان مثال، یک تغییر در محدوده زمان پروژه بر هزینه ها اثر می گذارد ولی ممکن است بر برنامه مدیریت ارتباطات یا سطح ریسک اثر گذار نباشد.

گروه فرآیند های مدیریت پروژه های عمرانی

 

مدیریت محدوده پروژه:

مدیریت محدوده پروژه شامل فرآیندهای مورد نیاز جهت حصول اطمینان از اینکه تمام کارهای مورد نیاز، و تنها کارهای مورد نیاز جهت تکمیل موفقیت آمیز پروژه در فهرست ها آمده باشد.

مدیریت محدوده پروژه اساسا به تعریف و کنترل اینکه پروژه چه چیزهایی را در بر می گیرد و چه چیزهایی را در بر نمی گیرد، مربوط است.

 

کلیات مدیریت محدوده پروژه :

 

• برنامه ریزی مدیریت محدوده: فرآیند ایجاد برنامه مدیریت محدوده که چگونگی تعریف، تصدیق و کنترل محدوده را تعیین می سازد.
• تعریف محدوده: فرآیند تهیه شرح تفصیلی از پروژه و محصول.
• ایجاد ساختار شکست کار: فرآیند تقسیم تحویل دادنی ها و کارهای پروژه به اجزای کوچک تر و مدیریت پذیرتر.
• کنترل محدوده: فرآیند نظارت بر وضعیت پروژه و مدیریت تغییرات مبنای محدوده.

محدوده پروژه:

کاری که باید انجام شود تا یک محصول، خدمت یا نتیجه را با خصوصیات و عملکردهای مشخص شده، تحویل داد. بسته به نوع پروژه فرآیندهای مورد استفاده برای مدیریت محدوده پروژه و همچنین ابزار ها و تکنیک های پشتیبان آنها، می تواند متفاوت باشند.

برنامه ریزی مدیریت محدوده پروژه:

فرآیند ایجاد برنامه مدیریت محدوده است که چگونگی تعریف، تصدیق و کنترل محدوده پروژه را تعیین می نماید. مزیت کلیدی این فرآیند، ارائه رهنمودها و دستورالعمل های چگونگی مدیریت محدوده در سراسر پروژه است.

ایجاد ساختار شکست کار:

ایجاد ساختار شکست کار فرآیند تقسیم تحویل دادنی ها و کار پروژه به مولفه های کوچک تر و مدیریت پذیرتر است. مزیت اصلی این فرآیند در این است که آن چه باید تحویل داده شود، یک چشم انداز ساختار یافته ارائه می کند.

کنترل محدوده پروژه:

کنترل محدوده پروژه تضمین می کند که همه تغییرات درخواستی و اقدامات اصلاحی و پیش گیرانه پیشنهادی از طریق فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات مورد پردازش قرار گیرد. کنترل محدوده همچنین جهت مدیریت تغییرات واقعی در زمان وقوع آنها به کار می روند و با سایر فرآیندهای کنترلی یک پارچه می شوند.

تغییر کنترل نشده حجم محدوده پروژه بدون تعدیل زمان، هزینه و منابع را افزایش می دهد و این افزایش را خزش محدوده می نامند. تغییر اجتناب ناپذیر است بنابر این برخی از انواع فرآیندهای کنترل تغییر برای تمام پروژه ها اجباری است.

گروه فرآیند های مدیریت پروژه های عمرانی

کنترل محدوده ورودی ها

اطلاعات ذیل در برنامه مدیریت پروژه برای کنترل محدوده به کار می رود:

 

• مبنای محدوده: مبنای محدوده با نتایج واقعی مقایشه می شود تا تعیین کند آیا تغییر، اقدام اصلاحی یا پیش گیرانه ضروری است یا خیر.
• برنامه مدیریت محدوده: برنامه مدیریت محدوده پروژه شرح می دهد که محدوده پروژه چگونه نظارت و کنترل شود.
• برنامه مدیریت تغییر: فرایند مدیریت تغییر پروژه را تعریف می کند.
• برنامه مدیریت پیکر بندی: برنامه مدیریت پیکر بندی اقلامی که قابل پیکر بندی هستند، اقلامی که نیازمند کنترل تغییر رسمی هستند و فرآیند کنترل تغییرات آن اقلام را تعریف می کند.
• برنامه مدیریت الزامات: این برنامه مولفه ای از برنامه مدیریت پروژه است و شرح می دهد که الزامات پروژه چگونه تحلیل، مستند و مدیریت می شوند.
• مستند سازی: الزامات می بایست برای ذی نفعان پروژه، روشن، قابل اندازه گیری و آزمون پذیر، قابل پایش، کامل، ثابت و قابل پذیرش باشند. الزاماتی که به خوبی مستند شده اند هر نوع انحراف از محدوده پروژه را آسان تر آشکار می کند.

مدیریت زمان پروژه

 

مدیریت زمان پروژه در برگیرنده فرآیند های مورد نیاز جهت موفقیت در تکمیل به موقع پروژه است.

فرآیند های مدیریت زمان پروژه:

• برنامه ریزی مدیریت زمان بندی: این فرآیند جهت تعیین خط مشی ها، رویه ها و اسناد برای برنامه ریزی مدیریت، اجرا و کنترل زمان بندی یک پروژه است.
• تعریف فعالیت: فرآیند شناسایی و مستند سازی اقدام های خاص زمان بندی که لازم است به منظور تولید تحویل دادنی های مختلف پروژه انجام شوند.
• تعیین توالی فعالیت ها: فرآیند شناسایی و مستند سازی روابط بین فعالیت های یک پروژه
• برآورد منابع فعالیت ها: فرآیند برآورد نوع و کمیت مصالح، نیروی انسانی، تجهیزات یا لوازم برای اجرای هر فعالیت.
• برآورد مدت زمان فعالیت ها: فرآیند برآورد تعداد دوره های کاری لازم برای تکمیل هر فعالیت با منابع برآورده شده.
• تهیه زمان بندی: فرایند تحلیل توالی فعالیت ها، مدت زمان، الزامات منابع و محدودیت های زمان بندی به منظور ایجاد مدل زمان بندی پروژه.
• کنترل زمان بندی: فرآیند نظارت بر وضعیت فعالیت های پروژه برای به روز رسانی میزان پیشرفت عملیات و مدیریت تغییرات مبنای زمان بندی، به منظور تحقق برنامه ها.

فرآیندهای مدیریت پروژه – این فرآیند ها با یکدیگر و با فرآیند های سایر حوزه ها در تعامل هستند.

زمان بندی پروژه

برنامه ریزی مدیریت زمان بندی:

فرآیند تعیین خط مشی ها، رویه ها، و اسناد برای برنامه ریزی، تهیه، مدیریت، اجرا و کنترل زمان بندی پروژه است. مزیت کلیدی این فرآیند در این است که راهنما و روشی برای مدیریت زمان بندی پروژه در سراسر چرخه حیاط پروژه ارائه می کند.

برنامه مدیریت زمان بندی یک مولفه از برنامه مدیریت پروژه می باشد. برنامه مدیریت زمان بندی بسته به نیاز های پروژه می تواند رسمی یا غیر رسمی، کاملا مفصل یا بسیار کلی و شامل آستانه های کنترلی مناسب باشد. برنامه مدیریت زمان بندی یکی از داده های اصلی در تهیه فرآیند برنامه مدیریت پروژه است.

برنامه مدیریت پروژه شامل اطلاعات به کاربرده شده جهت تهیه برنامه مدیریت زمان بندی است که خود موارد زیر را در بر می گیرد، ولی به آنها محدود نمی شود:

 

• مبنای محدوده: مبنای محدوده شامل بیانیه پروژه و جزئیات ساختار شکست کار استفاده شده برای تعریف فعالیت ها، برآورد مدت زمان و مدیریت زمان بندی است.
• سایر اطلاعات: سایر تصمیم های مرتبط با هزینه، ریسک و ارتباطات زمان بندی مندرج در برنامه مدیریت پروژه که برای زمان بندی استفاده می شوند.
• منشور پروژه: منشور پروژه خلاصه زمان بندی وقایع اصلی و الزامات پروژه که بر مدیریت زمان بندی پروژه تاثیر خواهد گذاشت، را تعریف می کند.
• عوامل محیطی سازمان مدیریت: عوامل محیطی سازمان مدیریت که روی فرایند برنامه مدیریت زمان بندی اثر گذار هستند موارد زیر را در بر می گیرند ولی به آنها محدود نمی شوند:
• فرهنگ و ساختار سازمانی می تواند همگی بر مدیریت زمان بندی موثر باشند.
• در دسترس بودن منابع و مهارت ها می تواند بر برنامه زمان بندی موثر باشد.
• نرم افزار مدیریت پروژه، ابزار زمان بندی و جایگزین های احتمالی برای مدیریت زمان بندی را فراهم می سازد.

ابزار ها و تکنیک ها:

نظر کارشناسان در مورد برنامه مدیریت پروژه ناشی از تجربه و اطلاعات قبلی است که حاوی بینش ارزش مندی درباره مستندات و اطلاعات حاصل از پروژه های مشابه پیشین است. همچنین رای صاحب نظر می تواند چگونگی تلفیق روش ها و تطبیق اختلاف بین آنها را پیشنهاد نماید.

تیم پروژه می تواند برای تهیه برنامه مدیریت زمان بندی جلسه های برنامه ریزی را تشکیل دهد شرکت کنندگان در این جلسه می تواند شامل مدیر پروژه، حامی پروژه، اعضای منتخب تیم پروژه، ذی نفعان منتخب و تمام افراد دارای مسئولیت در برنامه زمان بندی پروژه یا اجرا و همچنین در صورت نیاز سایر افراد باشد.

فرآیند به کار رفته برای به روز نگه داشتن وضعیت و ثبت پیشرفت پروژه در مدل زمان بندی در حین اجرای پروژه تعریف می شود. این فرایند نگه داری مدل زمان بندی نامیده می شود.

ابزار ها و تکنیک ها

تکنیک های تصمیم گیری گروهی:

رویکرد های تیمی همچون طوفان ذهنی، دلفی یا تکنیک های گروهی اسم روش هایی هستند که برای مشارکت اعضای تیم پروژه در بهبود دقت برآوردها و تعهد به انجام برآوردهای جدید مفید هستند.

با مشارکت یک گروه ساختار یافته از افرادی که به اجرای فنی کار در فرآیند برآورد آشناتر هستند، اطلاعات بیشتری حاصل شده و برآورد های دقیق تری به دست می آید افزون بر این، تعهد افراد در قبال تحقق برآوردهای حاصله به هنگام مشارکت در فرآیند های برآورد بیشتر می شود.

تهیه زمان بندی:

تهیه زمان بندی فرآیند تحلیل توالی فعالیت، مدت زمان ها، الزامات منابع و محدودیت های زمان بندی برای ایجاد یک مدل زمان بندی پروژه می باشد. امتیاز اصلی این فرآیند این است که با ورود فعالیت های زمان بندی، مدت زمان ها، منابع، دسترسی به منابع و روابط منطقی درون ابزار زمان بندی، این امکان به وجود می آید که یک مدل زمان بندی با تاریخ های برنامه ریزی شده برای تکمیل فعالیت های پروژه شکل بگیرد.

تهیه یک زمان بندی قابل قبول برای پروژه، فرآیندی تکرار پذیر است. مدل زمان بندی برای تعیین تاریخ های شروع و پایان برنامه ریزی شده، برای فعالیت های پروژه و وقایع اصلی بر اساس دقت ورودی ها به کار برده می شود. ممکن است تهیه زمان بندی مستلزم آن باشد که برآورد های مدت زمان و برآورد های منابع به منظور ایجاد یک مدل زمان بندی پروژه و در راستای تعیین زمان بندی تایید شده پروژه که می تواند به عنوان مبنای پیگیری پیش رفت عملی نماید، مورد بازنگری و تجدید نظر قرار گیرند.

به محض آن که تاریخ های شروع و پایان فعالیت تعیین شدند، معمولا از کارکنان پروژه خواسته می شود که فعالیت های واگذار شده به خود را بازنگری کنند و تایید نمایند که تاریخ های شروع و پایان موجود، تعارضی با تقویم های منبع یا فعالیت های تخصیصی در سایر پروژه ها یا وظایف ندارند و بنابراین، کماکان معتبر هستند. همانگونه که توضیح داده شد مادامی که کار پیشرفت می کند، مدل زمان بندی پروژه برای تداوم یک زمان بندی واقع بینانه در سراسر پروژه تجدید نظر شده و تغییر می نماید.

 رزروفینگ